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Organiser ses cartes de visite

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Comment gérer les nombreuses cartes de visite ? Comment les organiser ?

 

Avez-vous sur votre bureau des piles de cartes de visite ? Des petits tas "organisés" ? Une pile énorme qui s’accroît un peu plus chaque jour au fur et à mesure des événements, rencontres et rendez-vous professionnels ? Une boîte à chaussures remplie de cartes au fond d'un tiroir ? Un mastodonte auquel vous vous attaquerez "quand ce sera plus calme", "quand vous aurez le temps"...  Malgré la digitalisation, l'échange des cartes de visite reste une pratique des plus courantes. Comment faire pour s'organiser efficacement avec ce type de paperasse sans encombrer son bureau ?

 

Outil de réseautage peu durable

 

La carte de visite est un outil précieux de réseautage. Que vous soyez indépendant, chef d'entreprise ou employé commercial, vous savez qu'avoir LA bonne carte de visite peut vous permettre d'obtenir un rendez-vous et parfois de décrocher un gros marché. La carte permet de tisser un lien. Cependant elle constitue seulement l'amorce, le début d'une relation professionnelle. Cette carte est donc un appel à l'action. Une carte de visite perdue au fond d'un tiroir ou ailleurs est inutile et sert seulement à vous encombrer. Et c'est cela qu'on veut éviter, non ? 

 

C'est aussi un outil peu durable, les contacts changent régulièrement de job ou de fonction ou de structure. Les informations contenues peuvent rapidement devenir obsolètes si elle ne sont pas mises à jour régulièrement. Avoir tout un tas de cartes collectées au fil du temps que vous ne consultez jamais est simplement une perte de place. 

 

La carte vous demande donc une décision (je garde ou pas) et une action (je continue à tisser le lien ou pas). 

Ainsi, après avoir rencontré un contact, il s'agira de qualifier ce contact : simple contact ou connaissance, partenaire ou prestataire de service potentiel, prospect, avec un intérêt immédiat ou futur. De suite après la rencontre, la première étape sera de se connecter avec les personnes rencontrées au travers d'un réseau social professionnel, tel que LinkedIn par exemple. Cette connexion vous permettra de garder le contact même si la personne change de fonction et s'il y a un intérêt, on peut en profiter pour demander un rendez-vous via la messagerie de LinkedIn. 

 

Enregistrer dans une base de données

 

Si le contact obtenu a un intérêt quelconque, je vous conseille d'enregistrer ses coordonnées. Oui, je vous entends, cela prend un temps fou ? Vous n'avez pas d'assistant(e) pour le faire à votre place ! Vous n'avez pas le temps ! La technologie est là pour vous aider. 

 

Tout d'abord, je vous propose de créer un petit rituel (et oui, encore un) : je vous invite à faire un suivi systématique après chaque événement pour vous éviter d'accumuler et d'ouvrir alors la porte à la procrastination. Vous enregistrez dans votre agenda un rendez-vous avec un client, un déjeuner d'affaires ou une conférence, simultanément, vous bloquez dans votre agenda à la suite une plage de temps pour gérer le suivi et l'encodage. 

 

Nous sommes à l'ère de la dématérialisation, conserver tout dans des classeurs à pochettes, un rolodex, une boîte avec intercalaires alphabétiques,... peut être une option pour ceux que la technologie n'attirent pas. Il s'agit cependant d'une perte de place et d'une méthode quelque peu inadaptée dans un monde du travail ultra mobile. Aujourd'hui, on travaille du bureau, de la maison, de sa voiture, d'un espace de coworking,... Donc autant avoir à portée de main les outils essentiels. 

 

Pour ma part, je travaille depuis peu avec un smartphone Huawei qui a intégré un scanner dans l'application de gestion des contacts. Pas besoin de télécharger une quelconque appli, les contacts sont ajoutés soit dans la mémoire du téléphone (à éviter) ou sur le compte de mon choix (Gmail, Outlook, Microsoft Exchange,...). 

 

Pour les utilisateurs iOS ou autres Android, vous avez la possibilité de télécharger des applis, en version gratuite ou payante. Les applications payantes ont l'avantage de ne pas vous bombarder de publicités, vous n'êtes pas limité en terme de nombre de scans et vous avez accès à toutes les fonctionnalités. Certaines applis vous permettent d'intégrer les contacts vers votre CRM et/ou de les exporter en fichiers .XLSX ou VCARD. 

 

Voici quelques noms d'applis, je vous invite à choisir celle dont les fonctionnalités et l'ergonomie vous conviennent. Je vous invite à les tester avant de souscrire à la version payante (Pro, Premium,...) : CamCard Lite, Business Card Reader, ScanBizCards Business Card Reader Lite, Worldcard Mobile, Card HQ,...

 

Que vous ayez un système intégré ou une application sur le smartphone, il est essentiel de contrôler les informations enregistrées. En effet, la reconnaissance des caractères a ses limites, si la carte de visite a une police de caractère sobre, cela fonctionne souvent bien mais si c'est une police un peu plus graphique, cela peut poser problème. Les données peuvent être erronées, placées au mauvais endroit, manquantes. Pour éviter des erreurs de lecture dans l'orthographe des noms, les numéros de téléphone , les adresses e-mail, veillez à scanner les cartes avec une luminosité suffisante et une lentille bien propre !

 

Je vous invite aussi à catégoriser vos contacts et à ajouter une note sur la fiche avec la date de votre rencontre, le lieu, les informations éventuelles sur son business,... Notre mémoire étant parfois faillible (mais si, mais si), il vaut mieux ajouter un note si vous souhaitez retrouver un ancien contact dont vous avez oublié le nom et/ou la société. A bon entendeur...

 

Et après tout cela, les cartes de visite, qu'en fait-on ? Si votre réponse est : 

  • on les garde "au cas où"
  • on les met dans une boîte à chaussures dans le fond d'un tiroir
  • on les dispose en tas pour décorer son bureau
  • ....

Vous faites erreur ! Vous vous en doutez, l'utilité de la carte de visite, si vous suivez les recommandations de cet article, est à présent nulle. Et donc, elle peut faire l'objet d'un classement vertical. Mais si, mais si... Adepte du zéro déchet, je vous l'accorde, ce n'est pas top. La pratique est aujourd'hui encore à l'échange de carte, à voir si cela change dans les mois et années à venir. Pour ceux qui craignent la perte ou la panne de téléphone, vous savez que toutes nos données sont dans le cloud (pour cela ne sauvegardez pas vos contacts sur la mémoire du téléphone, hein !), vous pourrez aisément récupérer les données le cas échéant. 

 

Et vous, comment faites-vous pour gérer et organiser vos cartes de visite ? N'hésitez pas à nous partager vos trucs et astuces.  Et partagez cet article si vous pensez que cela peut être utile à d'autres pour faire de la place sur leur bureau 😉. 

 

Sabrina de HooSphère

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