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7 conseils pour mieux gérer ses papiers

Office Organising, Organisation du bureau, Gestion administrative, Gestion des papiers
7 conseils pour faire rentrer la paperasse dans le rang et simplifier le quotidien

 

Les papiers sont des envahisseurs silencieux. Chaque jour, ils entrent chez nous, comme cela, l'air de rien... Ils s'empilent doucement, parfois ils s'éparpillent ou les deux ! Sous des formes diverses, les papiers nous rappellent toutes les factures à payer, les formulaires à remplir, les autorisations à donner, les événements à planifier, les cadeaux à acheter,... enfin toutes les tâches "à faire" auxquelles il faudrait bien s'atteler. "Oui, mais je n'ai pas le temps, je verrai cela plus tard !"

Alors, on reporte et la pile continue de s'agrandir, ce qui diminue encore notre "envie" de passer à l'action... Comment faire pour éviter cela ? Comment mieux les gérer et éviter les retards, les oublis et les pénalités ? 

 

Les papiers, ce ne sont pas seulement les courriers, les factures et les rappels de paiement. Ce sont également les formulaires, les mémos, les invitations, les e-mails, les flyers, les fiches de paie, les publicités,... Sans faire une liste exhaustive, on comprend que c'est un flux continu qui entre chez vous au quotidien. Avoir une organisation simple permet de canaliser ce flux, de le traiter et de l'éliminer. 

 

Je vous propose 7 conseils à mettre en place pour faire rentrer la paperasse dans le rang et simplifier votre quotidien :

 

Centraliser 

Bien souvent, les papiers s'empilent un peu partout. On en trouve dans le hall d'entrée, dans la cuisine, sur la table du salon,... Même si on a un bureau, ils ne trouvent pas toujours leur chemin. Disposer d'une boîte de réception (sous la forme d'une corbeille à papier, une boîte, un panier,... prévu à cette effet est le premier pas. L'idéal est de l'installer à un endroit stratégique et central. On mettra à côté le matériel nécessaire au pré-traitement des papiers, à savoir un ouvre-lettre, un stylo, une poubelle à papier,...

 

Agir immédiatement

Ouvrir son courrier, le lire et le remettre dans l'enveloppe en se disant "je le ferai plus tard" est une perte de temps. Cela vous oblige le moment venu de sortir à nouveau le courrier de son enveloppe, de le relire pour enfin de traiter. Dans votre rituel quotidien, ouvrez votre courrier. Si l'action qui vous est demandée prend moins de deux minutes, passez à l'action de suite. Cela prend plus de temps de reporter cette action (le noter dans votre agenda, le noter sur votre to-do list, relire le courrier en question,...). 

 

Traiter régulièrement

Je remarque parfois que, pour traiter les papiers, on adopte la stratégie du saupoudrage. Un petit peu, à tout moment et souvent quand l'urgence se présente : "ah, zut ! je dois encore payer la facture d'électricité avant demain". Pour les actions répétitives qui demandent un peu de mise en place, il vaut mieux utiliser la stratégie du "serial paper killer" 🙂, à savoir : prévoir dans son agenda un moment pour traiter les papiers, de manière séquentielle : on effectue ses virements, on fait du classement,... en une fois. Ceci est d'une efficacité redoutable, bien plus que de saupoudrer par-ci, par là. 

 

Classer

Dès que le traitement terminé, les papiers seront classés dans un espace de classement qui vous convient (classeurs, caisson à dossiers suspendus, mallette trieur,...). Le classement a pour but de permettre à n'importe qui de retrouver un document si besoin. La première étape consiste à établir votre plan de classement. Il devra être adapté, cohérent, rigoureux et explicite. 

 

Éliminer

Les papiers ne nous protègent pas, ils nous noient. Il est essentiel de garder uniquement ce qui doit l'être pour des raisons légales ou réglementaires ou parce que cela est relatif à une projet. Tout ce que vous gardez "au cas où" ne devrait pas avoir sa place dans votre classement. Un grand nombre d'informations sont aujourd'hui disponibles sur internet ou sont sauvegardées de manière informatique mais là aussi il faut traquer les "au cas où" (je vous invite à lire mon article à ce sujet). La poubelle est le meilleur accessoire de rangement 😉 !

 

Réduire à la source

Les papiers que vous ne devrez jamais traiter sont ceux qui n'entrent pas chez vous 🙂 Je vous invite à identifier comment les papiers pénètrent chez vous et à envisager des solutions pour qu'ils ne rentrent plus : dématérialiser (à l'ère du numérique un grand nombre de documents peuvent être mis à disposition par vos fournisseurs de service), stopper la publicité grâce à un autocollant sur votre boîte aux lettres, ne plus imprimer systématiquement, conscientiser les autres membres de la famille, ...

 

Archiver

Chaque année, prévoyez d'archiver les documents de l'année précédente. C'est ce que l'on appelle des documents "morts" par opposition aux documents "vivants", en cours d'utilisation. L'archivage peut se fait par année ou par thème. Pensez à bien noter sur les boîtes ce qu'elles contiennent. 

 

La paperasse est un mal nécessaire, à un moment ou un autre, on devra s'en occuper. Mettre en place un système de tri et de gestion des papiers, vous permettra de gagner du temps, de traiter les choses à temps, d'être zen et efficace. Envie d'essayer ? Partagez vos expériences et dites-moi ce qui marche pour vous. 

 

À la maison ou au bureau, vous avez du mal à passer à l'action ou si vous êtes débordé(e) ? Contactez-moi, je peux vous aider !

 

Sabrina de HooSphère

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"La simplicité est la sophistication suprême". Léonard De Vinci

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