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Des vacances zen, guide des préparatifs au bureau

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Comment bien préparer ses vacances ?

 

 A l'approche des vacances, on se sent bien souvent impatient et excité à l'idée de pouvoir s'échapper quelques jours, voire semaines de son travail, de laisser derrière soi les tonnes de boulot, les collègues, les clients, son patron,... On peut aussi se sentir angoissé, débordé face à la montagne de travail qui se dresse devant nous avant le départ. Certains vont même jusqu'à travailler le soir et les week-ends pour tout finir. Pour d'autres, le travail s'invite pendant les congés et ils ne déconnectent pas vraiment. 

 

La technologie fait de plus en plus souvent disparaître la frontière entre vie privée et professionnelle. Chacun décidera s'il est possible ou pas de se déconnecter du boulot, partiellement ou complètement, pendant les congés. Pour certaines professions, c'est plus compliqué que d'autres.  Les vacances sont cependant un moment privilégié pour se ressourcer et prendre du temps pour soi, sa famille, ses amis,... L'objectif étant que, même si vous ne pouvez pas vous couper de vos impératifs professionnels, cela se passe le plus simplement et le plus facilement possible afin de minimiser les intrusions ;-)

 

Pour cela, comme souvent, il va falloir s'organiser et anticiper. Je vous propose ici 4 étapes pour faire de votre départ et de vos congés une période la plus zen possible :-)

 

 

1) Choses à gérer avant le départ 

 

Je vous propose de lister tous les projets, dossiers, tâches,... que vous avez en cours actuellement. Il va falloir choisir parmi cette liste ceux que vous devez absolument terminer avant votre départ. Soyez réaliste et pragmatique. Même si la date butoir des congés va vous motiver à traiter un très grand nombre de tâches laissées en suspens, parfois pendant des semaines, il ne sera pas possible de tout faire... Ensuite concentrez-vous sur ces projets-là et uniquement ceux-là...

 

2) Plan de contingence

 

Il va s'agir de mettre en place un plan pour assurer la continuité de votre travail pendant votre absence. Non, ne partez pas, c'est très simple en fait, si, si... Il y a plusieurs questions à se poser :

- Qui va pouvoir assurer la gestion de vos dossiers en cours ?

- A qui pouvez-vous déléguer chaque dossier ? En interne bien sûr mais aussi en externe ?

- Qui sera en charge de "Top Client" sur "Dossier bouillant n°1234" ?

- S'il y a une question, peut-on vous contacter ?

- Si vous lisez vos e-mails, à quel moment ?

- Sous quel délai, pourrez-vous éventuellement répondre ? Si vous choisissez une destination lointaine, le décalage horaire sera un facteur important dont il faudra tenir compte. 

 

3) Communication

 

Anticiper ses congés, c'est aussi informer les personnes concernées de votre départ (collègues, clients, partenaires,... ) à l'avance ! Vous avez sans doute remarqué que la proximité des congés fait prendre conscience à certaines personnes de l'existence de dealine :-) Organisez une réunion avec vos interlocuteurs pour leur faire part de votre plan de contingence. Envoyer un email la veille de votre départ à 23h30 alors que les personnes concernées ne sont plus au bureau, c'est pas idéal :-) En parler à l'avance permet à chacun de poser des questions et de se rendre compte d'éventuels oublis. Plus ou moins deux semaines à l'avance, ajoutez les dates de vos congés en gras dans votre signature e-mail. 

 

4) Préparer le retour

 

Je sais, personne ne veut y penser et pourtant les vacances se termineront inexorablement à une certaine date :-( Bloquez votre agenda le jour du retour afin de pouvoir vous mettre à jour sur tout ce qui a pu se passer pendant votre absence. Cela évitera à quiconque de vous mettre une réunion à 8h30 avec "Top Client" alors que vous débarquez littéralement. Cela vous donnera l'occasion de reprendre pied en douceur sans avoir à gérer de suite le quotidien. Autant garder les bénéfices des vacances le plus longtemps possible non ? 

 

Vous voilà paré pour un départ en vacances zen. Vous souhaitez peut-être des astuces pour les préparatifs à la maison, je vous invite à lire mon article qui traite de ce sujet. Je vous souhaite de belles vacances, profitez bien, vous les méritez amplement !

 

Partagez aussi vos trucs via les commentaires de l'article ;-)

 

Sabrina, HooSphère

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